Τι είναι η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας;
Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας είναι ένα σύγχρονο ηλεκτρονικό σύστημα που επιτρέπει την αυτόματη καταγραφή των ωρών προσέλευσης και αποχώρησης των εργαζομένων (clock in/clock out), με άμεση και αυτόματη υποβολή στο πληροφοριακό σύστημα Εργάνη του Υπουργείου Εργασίας.
Μείωση χρόνου διαχείρισης παρουσιών
Συμμόρφωση με το εργατικό δίκαιο
Πρόστιμα για μη συμμόρφωση
📋 Νομικό Πλαίσιο στην Ελλάδα
Η υποχρέωση καταγραφής ωρών εργασίας στην Ελλάδα ρυθμίζεται από συγκεκριμένες διατάξεις του εργατικού δικαίου:
Βασικές Υποχρεώσεις Εργοδότη
- Καταγραφή προσέλευσης/αποχώρησης: Υποχρεωτική καταγραφή για όλους τους εργαζομένους
- Υποβολή στην Εργάνη: Ηλεκτρονική υποβολή των ωρών εργασίας
- Τήρηση αρχείου: Διατήρηση αρχείου για τουλάχιστον 5 έτη
- Πρόσβαση εργαζομένων: Δικαίωμα των εργαζομένων να βλέπουν τις καταγραφές τους
Συνέπειες Μη Συμμόρφωσης
Η μη τήρηση των υποχρεώσεων μπορεί να επιφέρει:
- Διοικητικά πρόστιμα από 300€ έως 10.000€ ανά παράβαση
- Κυρώσεις από τη Επιθεώρηση Εργασίας
- Πρόσθετες κυρώσεις σε περίπτωση επαναλαμβανόμενων παραβάσεων
🔧 Πώς Λειτουργεί η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας
Το σύστημά μας προσφέρει μια ολοκληρωμένη λύση που καλύπτει όλες τις πτυχές της καταγραφής ωρών εργασίας:
1 Clock In - Προσέλευση
Ο εργαζόμενος καταγράφει την άφιξή του μέσω:
- Mobile App: Από οποιοδήποτε smartphone
- Web Platform: Μέσω browser από desktop/tablet
- QR Code: Σάρωση QR code στον χώρο εργασίας
- Biometric: Αναγνώριση δακτυλικού αποτυπώματος (προαιρετικά)
2 Καταγραφή & Επικύρωση
Το σύστημα:
- Καταγράφει την ακριβή ώρα και ημερομηνία
- Επικυρώνει την ταυτότητα του χρήστη
- Ελέγχει για διπλές καταγραφές
- Αποθηκεύει GPS coordinates (αν χρησιμοποιείται mobile app)
3 Clock Out - Αποχώρηση
Ο εργαζόμενος καταγράφει την αποχώρησή του με τον ίδιο τρόπο. Το σύστημα αυτόματα υπολογίζει:
- Συνολικές ώρες εργασίας
- Διαλείμματα
- Υπερωρίες
- Νυχτερινές ώρες
4 Αυτόματη Υποβολή στην Εργάνη
Το σύστημα αυτόματα:
- Μορφοποιεί τα δεδομένα σύμφωνα με τις προδιαγραφές της Εργάνης
- Υποβάλλει τις καταγραφές μέσω ασφαλούς API
- Λαμβάνει επιβεβαίωση υποβολής
- Αποθηκεύει αποδεικτικά για audit trail
🌟 Βασικά Χαρακτηριστικά του Συστήματος
Mobile-First Design
Πλήρως λειτουργικό σε smartphones με offline mode για περιοχές χωρίς σύνδεση
Ασφαλής Αποθήκευση
Κρυπτογραφημένη αποθήκευση δεδομένων με συμμόρφωση GDPR
Real-Time Αναφορές
Άμεση πρόσβαση σε αναφορές παρουσιών και ωρών εργασίας
Έξυπνες Ειδοποιήσεις
Αυτόματες υπενθυμίσεις για clock in/out και ειδοποιήσεις διαχειριστών
⚙️ Ενσωμάτωση με το Σύστημα Εργάνη
Η ενσωμάτωση με την Εργάνη είναι πλήρως αυτοματοποιημένη και περιλαμβάνει:
Υποβολή Δεδομένων
- Καθημερινή αυτόματη υποβολή: Τα δεδομένα υποβάλλονται αυτόματα κάθε μέρα
- Batch processing: Δυνατότητα μαζικής υποβολής για προηγούμενες περιόδους
- Validation checks: Έλεγχοι εγκυρότητας πριν την υποβολή
- Error handling: Αυτόματη διαχείριση σφαλμάτων και επαναπροσπάθειες
Διαχείριση Εξαιρέσεων
- Άδειες: Αυτόματη αφαίρεση ημερών άδειας από τις υποβολές
- Ασθένειες: Καταγραφή ημερών ασθένειας με ιατρικά πιστοποιητικά
- Αργίες: Αυτόματος υπολογισμός και εξαίρεση αργιών
- Εξ αποστάσεως εργασία: Υποστήριξη για remote work
Τεχνική Υλοποίηση
Η ενσωμάτωση με την Εργάνη χρησιμοποιεί:
- REST API: Ασφαλή επικοινωνία με τα συστήματα της Εργάνης
- OAuth 2.0: Πιστοποίηση και εξουσιοδότηση
- SSL/TLS Encryption: Κρυπτογράφηση όλων των μεταφερόμενων δεδομένων
- Automated Backups: Αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας όλων των υποβολών
💼 Οφέλη για Εργοδότες
1. Εξοικονόμηση Χρόνου και Πόρων
Αντί για χειροκίνητη καταγραφή και υπολογισμούς:
- Αυτόματη συλλογή και επεξεργασία δεδομένων
- Μείωση διοικητικού φόρτου κατά 90%
- Εξάλειψη λαθών υπολογισμού
2. Πλήρης Συμμόρφωση
- Αυτόματη συμμόρφωση με το εργατικό δίκαιο
- Έτοιμες αναφορές για ελέγχους
- Αποφυγή προστίμων και κυρώσεων
3. Καλύτερη Διαχείριση
- Real-time visibility των παρουσιών
- Ανάλυση patterns και τάσεων
- Βελτιωμένος προγραμματισμός βαρδιών
👥 Οφέλη για Εργαζομένους
- Απλότητα χρήσης: Clock in/out με ένα κλικ
- Διαφάνεια: Πρόσβαση στο ιστορικό των ωρών τους
- Ακρίβεια: Σωστή καταγραφή όλων των ωρών εργασίας
- Ευελιξία: Δυνατότητα καταγραφής από παντού
🚀 Πώς να Ξεκινήσετε
- Εγγραφή στο Σύστημα: Δημιουργία λογαριασμού εταιρείας
- Εισαγωγή Εργαζομένων: Bulk import ή χειροκίνητη προσθήκη
- Σύνδεση με Εργάνη: Εισαγωγή διαπιστευτηρίων Εργάνης
- Εκπαίδευση Προσωπικού: Σύντομο training για χρήση του συστήματος
- Go Live: Έναρξη καταγραφών με αυτόματη υποβολή
Ξεκινήστε Σήμερα με το Ergasys
Το σύστημά μας προσφέρει πλήρη λύση ψηφιακής κάρτας εργασίας με:
- ✅ Αυτόματη ενσωμάτωση με Εργάνη
- ✅ Mobile & Web εφαρμογές
- ✅ Real-time αναφορές
- ✅ 24/7 υποστήριξη
- ✅ GDPR compliant
❓ Συχνές Ερωτήσεις
Χρειάζομαι ειδικό hardware;
Όχι! Το σύστημα λειτουργεί σε οποιοδήποτε smartphone, tablet ή υπολογιστή με σύνδεση στο internet. Δεν χρειάζεται εγκατάσταση ειδικών συσκευών.
Τι γίνεται αν δεν έχω σύνδεση στο internet;
Η mobile εφαρμογή υποστηρίζει offline mode. Οι καταγραφές αποθηκεύονται τοπικά και υποβάλλονται αυτόματα όταν επανέλθει η σύνδεση.
Πόσο χρόνο παίρνει η εγκατάσταση;
Η βασική εγκατάσταση μπορεί να ολοκληρωθεί σε 1-2 ώρες. Η πλήρης μετάβαση με εκπαίδευση προσωπικού συνήθως διαρκεί 3-5 εργάσιμες ημέρες.
Είναι ασφαλή τα δεδομένα μου;
Απόλυτα! Χρησιμοποιούμε κρυπτογράφηση σε όλα τα επίπεδα, είμαστε GDPR compliant και τα δεδομένα φυλάσσονται σε ασφαλή servers στην Ευρώπη.
Μπορώ να δω αναφορές και στατιστικά;
Ναι! Το σύστημα παρέχει πλήθος αναφορών: ημερήσιες/μηνιαίες παρουσίες, υπερωρίες, απουσίες, κόστος εργασίας και πολλά άλλα.
Η ψηφιακή κάρτα εργασίας δεν είναι πλέον πολυτέλεια αλλά αναγκαιότητα για κάθε σύγχρονη επιχείρηση στην Ελλάδα. Με το σωστό σύστημα, η συμμόρφωση με την Εργάνη γίνεται αυτόματη και άνετη.